Aviso de Privacidad

Datos personales que tratamos

Dependiendo de la solicitud o servicio, podremos tratar las siguientes categorías de datos personales:

• Identificación: nombre completo.
• Contacto: correo electrónico y, cuando la persona decida proporcionarlo, número telefónico.
• Relación comercial: tipo de solicitante y nombre de la organización.
• Solicitud o proyecto: servicio, espacio o entidad de interés; mensaje; fecha estimada; número de asistentes, invitados o huéspedes; presupuesto aproximado y demás información necesaria que la persona proporcione para explicar su solicitud.
• Reservaciones: fecha, horario, espacio solicitado y datos necesarios para gestionar o confirmar una cita o reservación.
• Navegación y atribución: página desde la que se originó la solicitud y parámetros de campaña asociados.
• Cumplimiento: aceptación del aviso de privacidad, versión aceptada, fecha del registro y, en su caso, consentimiento para comunicaciones comerciales.
• Seguridad: identificadores seudonimizados y registros técnicos de corta duración utilizados para prevenir abuso, fraude, duplicados y envíos automatizados.

HUB PYFORMA no solicita datos personales sensibles a través de sus formularios. Le pedimos no incluir información médica, financiera, patrimonial detallada, biométrica, religiosa, política, sexual ni otros datos sensibles en los campos de texto libre.

Si una solicitud exige posteriormente información financiera, patrimonial o sensible, deberá utilizarse un proceso y consentimiento específico antes de recabarla. El formulario público actual no deberá utilizarse para ese propósito.

El servicio de gestión de invitados para eventos trata además otras categorías de datos, que se describen en la sección correspondiente de este aviso.

Finalidades necesarias

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades necesarias:

• Recibir, validar y registrar solicitudes de información, contacto, cotización o reservación.
• Contactar a la persona solicitante por los medios que haya proporcionado.
• Identificar el equipo, servicio, espacio o entidad del ecosistema que puede atender la solicitud.
• Revisar disponibilidad.
• Gestionar, confirmar, modificar o dar seguimiento a citas y reservaciones.
• Preparar información, cotizaciones o propuestas solicitadas.
• Dar seguimiento a la relación comercial o de servicio iniciada por la persona.
• Mantener comunicación relacionada directamente con la solicitud, cita, reservación o servicio.
• Prevenir duplicados, fraude, abuso y envíos automatizados.
• Proteger la seguridad del sitio, sus formularios y sus sistemas.
• Mantener evidencia de la puesta a disposición del aviso y del consentimiento registrado.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales o requerimientos válidos de autoridad.
• Atender solicitudes de derechos de protección de datos.
• Elaborar estadísticas internas agregadas o disociadas para mejorar la operación y los servicios.

Las estadísticas deberán generarse, siempre que sea posible, con información agregada o disociada que no identifique directamente a las personas.

Finalidad secundaria

Con autorización separada y opcional, HUB PYFORMA podrá utilizar el nombre y los datos de contacto para enviar:

• novedades;
• invitaciones;
• información sobre experiencias, espacios y servicios;
• comunicaciones comerciales de Punto y Forma.

La persona puede negarse a esta finalidad sin que ello impida enviar una solicitud, recibir atención, solicitar una cotización o gestionar una reservación.

Plataforma de reservaciones

HUB PYFORMA utiliza actualmente Book Like a Boss para gestionar determinadas citas y reservaciones.

Cuando una persona utiliza esa plataforma, los datos necesarios para la reservación pueden ser procesados por el proveedor tecnológico correspondiente por cuenta de HUB PYFORMA, conforme a los servicios contratados, sus términos aplicables y su política de privacidad.

Gestión de invitados de eventos

HUB PYFORMA opera una plataforma de gestión de invitados para eventos, que se ofrece públicamente como CMeraz Guest Desk, un servicio de CMeraz Studio.

En este servicio, los datos personales de las personas invitadas normalmente son proporcionados por las personas anfitrionas, organizadoras o por la parte que contrata la gestión del evento. Quien proporciona dichos datos declara contar con la autorización necesaria para compartirlos y para que la persona invitada pueda ser contactada en relación con el evento.

Cuando Punto y Forma cuente directamente con evidencia de autorización o consentimiento otorgada por la persona invitada, dicha evidencia también podrá utilizarse para habilitar las comunicaciones correspondientes.

En ese contexto pueden tratarse las siguientes categorías de datos:

• Identificación y contacto: nombre de la invitación, nombre de las personas invitadas y el número telefónico al que debe enviarse la comunicación.
• Invitación y lugares: número de lugares autorizados, personas identificadas asociadas a la invitación cuando existan y la información operativa necesaria para organizar las comunicaciones y la asistencia.
• Confirmación de asistencia: si la invitación fue confirmada, declinada o continúa pendiente, el número de lugares confirmados y las fechas de esas respuestas.
• Autorización y bajas: el registro de la autorización de contacto declarada y, en su caso, de la solicitud de dejar de recibir mensajes.
• Comunicaciones y entrega: el hecho de haber enviado un mensaje, su estado de entrega y los identificadores técnicos que el proveedor de mensajería asigna para poder darle seguimiento.
• Información técnica, seguridad y auditoría: registros de las operaciones realizadas sobre el evento, necesarios para la seguridad del servicio y para poder explicar qué ocurrió y en qué momento.

Estos datos se tratan para enviar la invitación y la comunicación relacionada con el evento por el canal autorizado, registrar y dar seguimiento a la confirmación de asistencia, organizar la capacidad y la logística del evento, atender solicitudes de baja y conservar evidencia de la autorización declarada y de su revocación.

Cuando estas comunicaciones se realizan mediante WhatsApp, los datos necesarios para enviar, recibir y dar seguimiento a los mensajes se tratan a través de los servicios de WhatsApp Business Platform, de Meta Platforms, conforme a los términos y avisos de privacidad propios de esa plataforma.

Para gestionar las respuestas de las personas invitadas, el servicio puede registrar la opción seleccionada, la información estrictamente necesaria para correlacionar y procesar la respuesta y los identificadores técnicos necesarios para evitar duplicados y dar seguimiento a la comunicación. Las respuestas de texto libre o ambiguas no se utilizan para modificar automáticamente una confirmación de asistencia y pueden requerir revisión humana.

Los datos de este servicio no se utilizan para publicidad ni para comunicaciones comerciales ajenas al evento, ni para elaborar perfiles. Las respuestas estructuradas e inequívocas pueden procesarse automáticamente para registrar estados operativos relacionados con la confirmación de asistencia. El sistema no decide automáticamente a quién invitar, a quién priorizar ni a quién incorporar desde listas secundarias: esas decisiones las toma una persona.

Cualquier persona invitada puede solicitar dejar de recibir estas comunicaciones escribiendo a experiencias@puntoyforma.com, que es el canal de atención de este servicio. La solicitud se registra y se respeta en las comunicaciones posteriores.

Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como la revocación del consentimiento, pueden ejercerse además por el canal general que este aviso señala en las secciones correspondientes.

Encargados y proveedores tecnológicos

Para operar el sitio y prestar los servicios solicitados, HUB PYFORMA puede utilizar proveedores que procesan datos siguiendo sus instrucciones, incluidos:

• plataformas tecnológicas de alojamiento y ejecución de la aplicación;
• plataformas tecnológicas de almacenamiento y operación de la base de datos;
• Book Like a Boss, para determinadas citas y reservaciones;
• WhatsApp Business Platform, de Meta Platforms, para el envío, la recepción y el seguimiento de las comunicaciones del servicio de gestión de invitados;
• otros proveedores de infraestructura, comunicación o soporte que sean incorporados y documentados posteriormente.

HUB PYFORMA deberá verificar que los proveedores aplicables estén sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento acordes con los servicios contratados.

Transferencias

HUB PYFORMA no vende datos personales.

No realizará transferencias de datos personales a terceros para finalidades propias distintas de las descritas, salvo:

• cuando exista consentimiento;
• cuando sean necesarias para la relación jurídica solicitada;
• cuando sean requeridas por autoridad competente;
• cuando sean necesarias para cumplir una obligación legal;
• en los demás supuestos permitidos por la legislación aplicable.

Las comunicaciones de datos a proveedores que actúen exclusivamente por cuenta e instrucciones de HUB PYFORMA deberán tratarse como remisiones a encargados cuando jurídicamente corresponda.

Conservación

Los registros de solicitudes y leads se conservarán inicialmente hasta por 24 meses desde su recepción.

Al concluir ese plazo serán eliminados, bloqueados o anonimizados, según corresponda, salvo que deban conservarse durante un periodo adicional para:

• cumplir obligaciones legales o contractuales;
• atender una controversia;
• defender derechos;
• cumplir un requerimiento válido de autoridad.

Los identificadores seudonimizados utilizados para limitar abuso se conservan aproximadamente 25 horas y después se eliminan conforme a la operación técnica vigente.

El consentimiento para comunicaciones comerciales se conservará mientras permanezca vigente o hasta que la persona lo revoque, sin perjuicio de conservar evidencia mínima de la revocación cuando sea necesario.

Los datos del servicio de gestión de invitados se conservan durante el tiempo necesario para gestionar el evento y cumplir las finalidades descritas en este aviso. Concluido ese periodo, podrán conservarse durante el tiempo necesario para atender obligaciones aplicables, requerimientos de autoridad competente, aclaraciones, auditoría y seguridad. Al concluir esos fines, los datos serán eliminados o anonimizados conforme a las políticas aplicables.

Derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición

La persona titular puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición respecto de sus datos personales.

También puede:

• revocar su consentimiento;
• limitar el uso o divulgación de sus datos;
• solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales.

Las solicitudes deberán enviarse a backoffice@puntoyforma.com.

La solicitud deberá contener:

• nombre de la persona titular;
• medio para recibir notificaciones;
• documentos que acrediten su identidad o, en su caso, la representación legal;
• descripción clara de los datos personales involucrados;
• derecho que desea ejercer o solicitud concreta;
• información o documentos que faciliten localizar los datos.

Para rectificación, deberá indicar la modificación solicitada y aportar los documentos que la sustenten.

HUB PYFORMA comunicará la determinación correspondiente dentro del plazo previsto por la legislación aplicable y, si resulta procedente, la hará efectiva dentro del plazo legal subsecuente.

Revocación y limitación

Para revocar el consentimiento, limitar el uso de datos o dejar de recibir comunicaciones comerciales, la persona puede enviar su solicitud a backoffice@puntoyforma.com.

La revocación no tendrá efectos retroactivos y podrá estar limitada cuando el tratamiento deba continuar para cumplir una obligación legal o contractual.

Cuando se implemente correo comercial, cada comunicación deberá incorporar un mecanismo sencillo para dejar de recibirla.

Cookies y tecnologías

El sitio puede utilizar tecnologías estrictamente necesarias para:

• funcionamiento;
• seguridad;
• continuidad de sesión;
• prevención de abuso;
• conservación temporal de preferencias.

Antes de activar analítica no esencial, publicidad, remarketing o seguimiento entre sitios, este aviso será actualizado para identificar los datos recopilados, al proveedor y las finalidades correspondientes, e implementar el consentimiento y los mecanismos de rechazo aplicables.

Seguridad

HUB PYFORMA mantiene medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizado.

Cambios al aviso

Las modificaciones al Aviso de Privacidad se publicarán en https://puntoyforma.com/aviso-de-privacidad.

Cada versión deberá indicar su fecha de actualización.

Cuando un cambio implique nuevas finalidades que requieran consentimiento, nuevos datos sensibles o financieros, o transferencias sujetas a autorización, HUB PYFORMA deberá poner a disposición una nueva versión y obtener el consentimiento correspondiente antes de iniciar el nuevo tratamiento.